PRAVIDLA PRO ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
SPOLEČNOSTI AKEL mont s.r.o.

(informační memorandum pro zákazníky)

V rámci naší činnosti je nutné, abychom zpracovávali osobní údaje. Jakým způsob k tomu dochází, čí data zpracováváme a jaká práva z toho plynou, vysvětlujeme v tomto memorandu.

1. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Správcem osobních údajů je společnost AKEL mont s.r.o., se sídlem: Vavrečkova 7074, 760 01 Zlín, IČO: 01835874, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, spisová značka C 96904. Kontaktovat nás můžete na e-mailové adrese info@akel.cz nebo na telefonu +420 602 545 955.

V případech, kdy provozujeme bezpečnostní systém instalovaný u našeho zákazníka, působíme pouze v roli zpracovatele osobních údajů a postupujeme na základě pokynů správce (našeho zákazníka). K tomu odkazujeme na stanovisko ÚOOU ze dne 6. 4. 2018 dostupné zde .

2. ČÍ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

V rámci naší činnosti shromažďujeme a následně zpracováváme osobní údaje následujících skupin osob:

2.1 Zákazníci

Nejčastějšími subjekty údajů, jejichž údaje zpracováváme, jsou naši zákazníci (v případě, že se jedná o fyzickou osobu) a jejich zaměstnanci či spolupracovníci. Vzhledem k tomu, že se naše společnost zabývá instalací a provozem bezpečnostních systémů, mohou být subjekty, jejichž osobní údaje zpracováváme, také další osoby, které se nacházejí v objektech našich zákazníků (jejich zákazníci a klienti, zaměstnanci, dodavatelé, návštěvy a další osoby).

2.2 Zaměstnanci a uchazeči o zaměstnání

Zpracováváme rovněž osobní údaje našich zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání.

2.3 Naši dodavatelé

Další kategorii jsou naši dodavatelé různých služeb a zboží.

3. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

V závislosti na tom, v jakém jste vůči nám vztahu (viz typy subjektů o bod výše), o Vás zpracováváme zejména následující informace:

3.1 Obecné identifikační a kontaktní údaj

Jméno, příjmení, adresa trvalého pobytu, korespondenční adresa, e-mailová adresa a telefonní číslo, titul, datum a místo narození, rodné číslo, identifikační číslo (IČO), adresa sídla, spisová značka soudního či jiného obdobného řízení, vzdělání, fotografie, historie zaměstnání, schopnosti a zkušenosti, zájmy, profesní oprávnění a členství, podpis.

3.2 Záznamy z kamerových systémů

V rámci instalace a provozu bezpečnostních systémů může k plnění smluvních povinností vůči zákazníkům docházet ke zpracování osobních údajů jako je podobizna subjektu a jeho videozáznam. Za soulad takového systému s požadavky na ochranu osobnosti a zpracování osobních údajů (umístění kamer, doba uchovávání záznamu, informační tabule a další) odpovídá především zákazník, který je povinen zajistit veškerá adekvátní právní i technická opatření. V těchto případech společnost AKEL mont s.r.o. působí v roli zpracovatele údajů, nikoliv správce.

3.3 Záznamy z komunikace se zákazníky

Jedná se především o záznamy z naší komunikace prostřednictvím jakéhokoliv komunikačního kanálu. Zejména tedy půjde o emailovou, písemnou či jinou komunikaci.

3.4 Fakturační údaje

Uchováváme a zpracováváme samozřejmě i faktury týkající se našich služeb a případné další, které jsou nám poskytnuty ze strany zákazníků.

4. ÚČEL ZPRACOVÁNÍ A PRÁVNÍ DŮVOD

Vaše osobní údaje používáme k účelům vyplývajícím z naší činnosti, přičemž platí, že pro většinu takových zpracování nemusíme získávat Váš souhlas – zpracování je nám umožněno přímo na základě právních předpisů.

Konkrétní účely jsou zejména následující:

(i) zpracování obchodních nabídek pro potenciální zákazníky - právním důvodem je zákaznická poptávka, tedy jeho souhlas;

(ii) poskytování služeb spojených s provozem bezpečnostní systému našeho zákazníka – právním důvodem je ochrana oprávněných zájmů zákazníka, zejména ochrana majetku

(iii) vedení účetnictví, zákaznických spisů - právním základem pro toto zpracování je splnění právních povinností, které se na nás vztahují a ochrana našich oprávněných zájmů;

(iv) komunikace s Vámi a jinými osobami v rámci plnění smluv se zákazníky - právním základem pro toto zpracování je uzavření a plnění smlouvy, splnění právních povinností, které se na nás vztahují, a ochrana našich oprávněných zájmů;

(v) výběrové řízení uchazečů o zaměstnání u nás – právním základem pro toto zpracování je souhlas uchazečů;

(vi) plnění požadavků dozorových a jiných státních orgánů, poskytnutí povinné součinnosti, včetně plnění zákonných povinností vyplývajících ze zvláštních právních předpisů - právním základem pro toto zpracování je splnění právních povinností, které se na nás vztahují;

5. ODKUD OSOBNÍ ÚDAJE ZÍSKÁVÁME?

Osobní údaje získáváme především při plnění smluvních povinností vůči našim zákazníkům. Osobní údaje můžeme získat taktéž přímo od subjektů údajů, od jiných osob na základě souhlasu či od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a sdílení osobních údajů. Údaje získáváme také z naší vlastní činnosti.

6. JAK DLOUHO JSOU OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVÁNY?

Osobní údaje zpracováváme po nezbytně nutnou dobu s ohledem na účel zpracování. Údaje poskytované zákazníky uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu trvání promlčecích dob a jiných aplikovatelných zákonných lhůt. Účetní záznamy, kterými dokládáme naše účetnictví (a které mohou obsahovat některé osobní údaje), uchováváme v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, po dobu 5 let počínajících koncem příslušného účetního období. Osobní údaje uchazečů o zaměstnání uchováváme op dobu výběrového řízení, ledaže nám kandidát poskytne souhlas s uchováním údajů po delší dobu s možností budoucího kontaktování.

7. SDÍLENÍ ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zásadně zpracováváme interně a zpřístupňujeme je pouze našim zaměstnancům, respektive spolupracujícím osobám za účelem plnění zakázek. Vzhledem k charakteristice našeho podnikání jsme však občas povinni sdílet Vaše osobní údaje i s dalšími subjekty. V takovém případě se však zavazujeme osobní údaje předat pouze takovým subjektům, u nichž je garantována dostatečná míra ochrany osobních údajů v souladu s předpisy na ochranu osobních údajů. Ochrana Vašich osobních údajů je dále zaručena i smluvními závazky, certifikačními systémy a dalšími technickými a organizačními opatřeními.

8. VAŠE PRÁVA V SOUVISLOSTI S OCHRANOU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

(i) Máte právo na přístup k Vašim údajům - můžete nás požádat jednak o potvrzení, že zpracováváme Vaše údaje a dále o poskytnutí kopie těchto údajů.

(ii) Máte právo na opravu a doplnění Vašich údajů - můžete nás požádat, abychom opravili nepřesné údaje. Současně máte právo na to, abychom doplnili případné neúplné údaje.

(iii) Máte právo na výmaz - dále nás můžete požádat o to, abychom Vaše údaje bez zbytečného odkladu vymazali.

(iv) Máte právo na omezení zpracování - můžete nás požádat, abychom omezili zpracování Vašich Údajů (tzn., abychom je nevyužívali, avšak zároveň aby nedošlo k jejich úplné likvidaci).

(v) Máte právo na přenositelnost Vašich údajů - máte právo na to, abychom Vám poskytli údaje, které se Vás týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, popřípadě na to, abychom tyto údaje předali jinému správci.

(vi) Máte právo vznést námitku - máte právo vznést námitku proti zpracovávání údajů, které je prováděno pro účely našich oprávněných zájmů. Pokud Vám následně nedokážeme prokázat, že máme závažné důvody pro takovéto zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo které je nutné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, bude zpracování Vašich osobních údajů zastaveno.

(vii) Máte právo odvolat svůj souhlas - pokud ke zpracování Vašich údajů využíváme Váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu má posléze účinky pouze do budoucna, tudíž nebude jakkoliv narušena zákonnost předcházejícího zpracování. K odvolání souhlasu můžete využít některý z kontaktů uvedených výše, přičemž toto odvolání musí obsahovat informaci o tom:

• kdo odvolání podává (připojte tedy jméno, příjmení, adresu bydliště, datum narození, popř. další Vaše identifikační údaje); a
• jaký konkrétní souhlas odvoláváte a v jakém rozsahu.

(viii) Máte právo podat stížnost u ÚOOÚ - Pokud se z jakýchkoliv důvodů, že zpracování Vašich údajů neprobíhá v pořádku, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, email: posta@uoou.cz, telefon: +420 234 665 111.

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu jsme oprávněni v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás budeme informovat.

9. PŘEDÁNÍ DO ZAHRANIČÍ

Osobní údaje nepředáváme do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor.

10. BEZPEČNOST

V rámci snahy o co největší zabezpečení Vašich osobních údajů činíme odpovídající technická, fyzická, právní a organizační opatření v souladu s platnými zákony o soukromí a bezpečnosti dat. Máte-li důvod se domnívat, že Vaše komunikace s námi již není bezpečná (např. pokud nabudete dojmu, že bezpečnost jakýchkoli osobních údajů, které jste nám svěřili, byla ohrožena), neprodleně nás, prosím, na tuto skutečnost upozorněte prostřednictvím kontaktních údajů uvedených výše.